幹事さん必見マニュアル

1. 幹事が何をすればいいのか知る
2. 団体・社員・宴会・グループ旅行の詳細を決める
3. 旅行会社に相談する
4. ホテル・交通手段を決める
5. 団体・社員・宴会・グループ旅行の方面・地区を選ぶ
6. 団体・社員・宴会・グループ旅行に行く観光施設等を決める
7. 団体・社員・宴会・グループ旅行の参加者との打合せをする
8. 団体・社員・宴会・グループ旅行内容のチェックをする
9. 団体・社員・宴会・グループ旅行に出発する

まず、団体・社員・宴会・グループ旅行の幹事は何をこれからすれば良いのか。この疑問を解決し、順序立てたスケジュールを考えていきます。

1. 幹事が考えている今回の旅行のイメージを作る
2. アンケート等をとり、回答を基に旅行会社に団体・社員・宴会・グループ旅行の相談・見積もり依頼
3. 資料・パンフ・見積もりを基に幹事と旅行会社で打ち合わせをする
4. 旅行会社へ団体・社員・宴会・グループ旅行の手配する
5. 参加者との打ち合わせをし、団体・社員・宴会・グループ旅行の旅のしおりや資料をつくる
6. 団体・社員・宴会・グループ旅行代金の支払い
7. 団体・社員・宴会・グループ旅行の事前準備、最終確認
8. 出発/当日
9. 団体・社員・宴会・グループ旅行の宴会の準備
10. 観光
11. 帰着/忘れ物チェック

幹事は団体・社員・宴会・グループ旅行の情報を集め、今回の団体旅行・社員旅行の詳細を決めていく
副幹事や会計などのスタッフを集め、相談しながら旅行の予定をたてていく。 先ず以下のことを決める

1. 団体・社員・宴会・グループ旅行の日時
2. 団体・社員・宴会・グループ旅行の目的：例）温泉旅行、名所めぐり等
3. 団体・社員・宴会・グループ旅行の方面・地区
4. 団体・社員・宴会・グループ旅行の人数
5. 団体・社員・宴会・グループ旅行の予算

旅行会社に幹事さんの計画している旅行の内容を伝える。旅行社へは早めに手配するほうが、希望通りに予約が取れます。
旅行会社からは希望する旅行内容に沿った行程表、見積もり表、資料、パンフレットを取り寄せることができます。

ホテル・旅館を選ぶのは料金で選ぶのではなく、必ず内容で選ぶようにしましょう。
予算以内で料理内容や部屋、サービス内容等を確認します

団体・社員・宴会・グループ旅行の交通手段を決める。貸切りバス、電車、飛行機、自家用車等

貸切バスは大型（30-60人乗り）・中型（28人乗り）・小型（26人乗り）・マイクロバス(20人乗り)。人数に合わせて選択してください。
ガイドは予算に合わせてつけるかどうか判断してください。
※運転手とガイドの宿泊費用・高速代金はお客様もちになります

まず、大まかに団体・社員・宴会・グループ旅行の地区を決めてください
地方→県→地区としぼりこんでいきますが、その地区の周辺にどんな観光地があるか、またそこまでの交通はどうか、出発地からはどれくらい時間がかかるかを検討してください

参加者の意見を聞き入れ、2、3箇所選んで相談すると選びやすいでしょう

フルーツ狩りや体験施設、観光名所、テーマパークなどを日程に組み込むことで参加者の心に残る旅になるでしょう

打ち合わせをこまめに正確にし、宴会やバスの席順、段取り、部屋割り、２次会準備などをきっちりとしましょう

幹事さんは旅行会社に入金を終えた後、バスの時間や出発地のチェック、集合場所・時間などの確認をしてください。
幹事さんは最終の人数はきっちりと確認して、増減を随時旅行会社に伝えてください。キャンセル料や余計なお金がかかってします場合があります

幹事さんは参加人員のチェックをし、添乗員さん・ドライバー・ガイドさんと相談しながら出発してください